Informations relatives au RGPD

1. Objet et références juridiques

La présente page complète la Politique de confidentialité et explique comment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) s’applique aux traitements liés à furnicae.com. Elle précise également les modalités d’exercice des droits relatifs aux données personnelles.

Elle tient notamment compte :

• du règlement européen 2016/679 – RGPD ;

• de la loi française nº 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée ;

• de la directive européenne 2002/58/CE relative à la vie privée et aux communications électroniques ;

• des autres règles françaises et européennes applicables aux données personnelles, aux cookies, aux traceurs et aux communications électroniques.

Aucune disposition de cette page ne supprime, ne réduit ni ne limite les droits accordés aux personnes concernées par le RGPD ou par les autres règles applicables.

2. Informations essentielles

3. Traitements concernés

Les présentes informations couvrent les traitements liés aux opérations suivantes :

• navigation sur le site et consultation des produits ;

• création, vérification et administration des commandes ;

• gestion des paiements et remboursements ;

• préparation des expéditions, livraisons et retours ;

• traitement des demandes adressées au service client ;

• mise en œuvre de la garantie légale de conformité ;

• prévention de la fraude et sécurité du site ;

• respect des obligations fiscales, comptables ou réglementaires ;

• utilisation de cookies et de technologies comparables ;

• envoi de communications commerciales lorsqu’un fondement valable existe ;

• gestion des réclamations et litiges.

Ces traitements peuvent concerner des personnes situées en France, dans l’Union européenne ou dans l’Espace économique européen (EEE).

Les données peuvent être traitées par l’intermédiaire du site, d’applications, de plateformes techniques ou de systèmes électroniques. Lorsque cela est nécessaire, certains traitements peuvent également concerner des dossiers papier structurés.

4. Responsable du traitement

Les traitements associés à furnicae.com sont administrés sous le nom Furnicae.

Adresse : 4-9-17 Koromogawa Kawabata, Oshu-shi, Iwate-ken 029-4446, Japan

Téléphone : +81 80-2318-3128

E-mail : hello@furnicae.com

L’envoi des demandes par courrier électronique est recommandé afin de conserver une trace écrite.

Lorsque Furnicae constitue uniquement le nom commercial utilisé sur le site, l’identité complète de l’entité déterminant les finalités et les moyens du traitement doit figurer dans la Politique de confidentialité et dans les documents contractuels applicables.

5. Catégories de données

5.1 Identité et coordonnées

Les informations traitées peuvent comprendre :

• le nom et le prénom ;

• le nom du destinataire ;

• l’adresse électronique ;

• le numéro de téléphone ;

• l’adresse de facturation ;

• l’adresse de livraison.

5.2 Commandes et service après-vente

Les données peuvent inclure :

• le numéro de commande ;

• les produits et quantités ;

• le montant payé ;

• les remises et frais de livraison ;

• le statut de la commande ;

• les données d’annulation, de retour, d’échange ou de remboursement ;

• les informations nécessaires à une demande de garantie légale.

5.3 Paiements

Les informations limitées susceptibles d’être traitées comprennent :

• le moyen ou le réseau de paiement ;

• le statut de la transaction ;

• le montant et la devise ;

• la référence de l’opération ;

• une version masquée des données de la carte ;

• le statut d’une préautorisation ou d’un remboursement.

Les données bancaires complètes sont généralement traitées directement par le prestataire utilisé sur la page de paiement.

Le consommateur ne doit pas envoyer par courrier électronique ordinaire :

• le numéro complet de sa carte ;

• son cryptogramme ;

• son mot de passe ;

• un code temporaire d’authentification.

5.4 Livraison

Les données logistiques peuvent comprendre :

• l’adresse de destination ;

• le numéro de suivi ;

• le nom du transporteur ;

• l’état de l’acheminement ;

• les tentatives de remise ;

• la preuve de livraison ;

• les informations relatives à un colis perdu, endommagé ou refusé.

5.5 Assistance et réclamations

Le traitement peut porter sur :

• le contenu d’une demande ou d’une plainte ;

• les échanges par courrier électronique ou téléphone ;

• les photographies du produit ou de l’emballage ;

• les documents fournis volontairement ;

• les éléments nécessaires à la vérification d’une identité ou d’une commande.

5.6 Données techniques

Lors de l’utilisation du site, les informations suivantes peuvent être traitées :

• l’adresse IP ;

• le type d’appareil ;

• le système d’exploitation ;

• le navigateur ;

• la date et l’heure de consultation ;

• les pages visitées ;

• les journaux et données de session ;

• les identifiants en ligne ;

• les cookies et technologies comparables.

5.7 Préférences et consentement

Les données peuvent comprendre :

• les choix relatifs aux cookies ;

• les preuves d’acceptation ou de refus ;

• l’historique du retrait du consentement ;

• le statut d’abonnement ou de désabonnement marketing ;

• la date, l’heure et le moyen utilisés pour exprimer un choix.

6. Origine des informations

Les données sont principalement communiquées directement par la personne concernée lorsqu’elle :

• consulte le site ;

• transmet une commande ;

• fournit des données de facturation ou de livraison ;

• effectue un paiement ;

• contacte le service client ;

• demande une annulation, un retour, un remboursement ou l’application d’une garantie ;

• configure ses préférences relatives aux cookies ;

• donne ou retire son consentement.

Certaines informations peuvent également provenir d’intervenants participant à la transaction ou au fonctionnement du site, notamment :

• les prestataires de paiement ;

• les banques et émetteurs de cartes ;

• les transporteurs et opérateurs logistiques ;

• les services de sécurité ou de prévention de la fraude ;

• les plateformes de commerce électronique ;

• les prestataires techniques ;

• les autorités compétentes ;

• tout autre intervenant légalement autorisé à transmettre les informations.

7. Finalités et bases juridiques

Les données personnelles sont utilisées uniquement lorsqu’une base juridique appropriée existe.

7.1 Commandes et contrats

Les informations peuvent servir à :

• recevoir et vérifier une commande ;

• contrôler la disponibilité des produits ;

• traiter le paiement ;

• préparer et expédier les articles ;

• communiquer l’état de la commande ;

• gérer une annulation, un retour, un échange ou un remboursement.

Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée.

7.2 Paiement et prévention de la fraude

Le traitement peut permettre de :

• vérifier l’autorisation du paiement ;

• examiner une transaction inhabituelle ;

• prévenir une utilisation non autorisée ;

• protéger les commandes et le site ;

• gérer un remboursement ou une contestation.

Bases juridiques : exécution du contrat, obligation légale et intérêt légitime lié à la prévention de la fraude et à la sécurité des transactions.

7.3 Expédition, livraison et retour

Les données peuvent être utilisées pour :

• préparer le colis ;

• communiquer les renseignements nécessaires au transporteur ;

• fournir un suivi ;

• effectuer la livraison ;

• traiter un échec de remise ou une anomalie ;

• organiser un enlèvement ou un retour.

Base juridique : exécution du contrat.

7.4 Service client et garantie légale

Les informations peuvent servir à :

• répondre à une question ;

• examiner un problème concernant un produit ;

• gérer une réclamation ;

• appliquer la garantie légale de conformité ;

• fournir une assistance avant ou après l’achat.

Bases juridiques : exécution du contrat, obligation légale et intérêt légitime lié au traitement approprié des demandes.

7.5 Obligations fiscales, comptables et juridiques

Les données peuvent être utilisées afin de :

• établir des documents fiscaux ;

• conserver des écritures comptables ;

• répondre à une autorité compétente ;

• respecter une obligation légale ;

• constater, exercer ou défendre un droit.

Bases juridiques : obligation légale et intérêt légitime lié à la défense des droits.

7.6 Sécurité du site

Les données techniques peuvent servir à :

• protéger les comptes et les sessions ;

• détecter un accès inhabituel ;

• prévenir les abus ;

• rechercher l’origine d’une erreur ;

• maintenir la sécurité et la continuité du service.

Base juridique : intérêt légitime lié à la protection des systèmes, à la prévention des abus et au fonctionnement du service.

7.7 Mesure d’audience

Lorsque la loi exige un consentement, les outils d’analyse non nécessaires ne sont activés qu’après son obtention.

Base juridique : consentement, sauf traitement technique ou statistique pouvant légalement reposer sur un autre fondement ou bénéficier d’une exemption applicable.

7.8 Communications commerciales

Des contenus promotionnels peuvent être envoyés lorsque :

• la personne concernée a donné un consentement valable ;

• une autre situation expressément autorisée par la loi s’applique.

La personne concernée peut retirer son consentement ou s’opposer à la prospection directe à tout moment.

Base juridique : consentement ou autre fondement expressément permis par la réglementation.

8. Données obligatoires et facultatives

Certaines informations sont nécessaires pour :

• accepter et exécuter une commande ;

• traiter le paiement ;

• effectuer la livraison ;

• gérer une annulation, un retour ou un remboursement ;

• respecter les obligations fiscales ou réglementaires.

L’absence de ces informations peut empêcher le traitement de la commande, la livraison ou la gestion de la demande concernée.

Les données relatives au marketing et aux cookies non nécessaires sont facultatives.

Le refus ou le retrait du consentement correspondant n’empêche normalement pas l’achat de produits ni l’utilisation des fonctions essentielles du site.

9. Destinataires

Dans la mesure nécessaire aux finalités décrites, les données peuvent être communiquées :

• aux plateformes de commerce électronique ;

• aux prestataires d’hébergement, de cloud ou de maintenance ;

• aux prestataires de paiement ;

• aux banques et émetteurs de cartes ;

• aux services de sécurité et de prévention de la fraude ;

• aux transporteurs, transitaires et opérateurs logistiques ;

• aux outils de service client et de communication ;

• aux prestataires d’analyse ou de publicité, lorsque le consentement requis a été obtenu ;

• aux conseils comptables, fiscaux, juridiques ou d’assurance ;

• aux autorités publiques, douanières, réglementaires ou judiciaires ;

• aux intervenants participant à une opération autorisée par la loi.

Certains prestataires traitent les données pour le compte du responsable du traitement et selon des instructions documentées.

Une banque, un prestataire de paiement, un transporteur ou une autorité peut également traiter certaines informations comme responsable indépendant, selon ses propres obligations et documents de confidentialité.

10. Durées de conservation

Les données ne sont pas conservées au-delà de la période nécessaire à la finalité du traitement, au respect d’une obligation légale ou à la défense de droits.

Les principes suivants peuvent s’appliquer :

• Commandes et contrats : durée nécessaire à l’exécution, puis aux obligations fiscales, comptables et civiles ;

• Paiements et remboursements : période utile à la gestion de la transaction, des contestations et des obligations légales ;

• Service client : durée de traitement de la demande, puis période nécessaire à une éventuelle réclamation ;

• Garanties légales : durée de la garantie et des délais liés à l’exercice des droits ;

• Journaux techniques : période limitée nécessaire à la sécurité, à l’analyse d’un abus ou au traitement d’un incident ;

• Marketing : jusqu’au retrait du consentement, à l’opposition ou à l’expiration de la durée applicable ;

• Preuves du consentement : période nécessaire pour démontrer le respect des obligations ;

• Cookies : durées précisées dans la Politique relative aux cookies.

À l’expiration de la durée applicable, les données sont supprimées ou anonymisées. Lorsqu’une conservation reste nécessaire en vertu de la loi ou pour défendre un droit, l’accès et l’utilisation peuvent être limités.

11. Transferts hors de l’Espace économique européen

L’adresse de contact de Furnicae est située au Japon. Certains prestataires ou systèmes techniques peuvent également se trouver en dehors de l’EEE ou permettre un accès depuis un pays tiers.

Lorsqu’un encadrement est requis, le transfert peut reposer sur :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;

• les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ;

• des règles d’organisation contraignantes, lorsqu’elles sont applicables ;

• une dérogation particulière prévue par le RGPD ;

• tout autre mécanisme légalement reconnu.

Des mesures complémentaires peuvent être utilisées selon les risques, notamment :

• le chiffrement ;

• la limitation des accès ;

• la séparation des données ;

• la minimisation ;

• la gestion des autorisations ;

• la vérification des prestataires.

Toute demande relative aux garanties appliquées à un transfert peut être envoyée à hello@furnicae.com.

12. Cookies et technologies similaires

Le site peut utiliser :

• des cookies strictement nécessaires ;

• des outils techniques de sécurité et de prévention de la fraude ;

• des cookies de préférence ;

• des outils d’analyse ;

• des traceurs publicitaires ou marketing ;

• le stockage local et d’autres identifiants en ligne.

Les cookies strictement nécessaires peuvent être utilisés sans consentement préalable lorsque la loi le permet.

Les cookies d’analyse, de publicité et les autres traceurs non nécessaires sont activés après obtention d’un consentement valable lorsque celui-ci est requis.

L’utilisateur peut :

• accepter les cookies non nécessaires ;

• les refuser ;

• choisir certaines catégories ;

• modifier ultérieurement ses préférences ;

• retirer son consentement.

Le refus doit pouvoir être exprimé aussi simplement que l’acceptation.

Les catégories, finalités, prestataires et durées sont précisés dans la Politique relative aux cookies et dans le panneau de gestion des préférences.

13. Contrôles automatisés

Les prestataires de paiement, de sécurité ou de prévention de la fraude peuvent utiliser des systèmes automatisés pour évaluer un risque transactionnel.

L’analyse peut prendre en compte :

• la cohérence des données de paiement ;

• les adresses de facturation et de livraison ;

• l’appareil et les données réseau ;

• l’historique des tentatives de paiement ;

• des indicateurs techniques de risque ;

• des transactions ou contestations inhabituelles.

Sauf information spécifique différente, aucune décision produisant un effet juridique ou une incidence similaire importante n’est prise uniquement sur la base d’un traitement automatisé.

Si une décision relevant de l’article 22 du RGPD est utilisée ultérieurement, des informations spécifiques doivent être fournies concernant :

• la logique employée ;

• l’importance du traitement ;

• ses conséquences possibles ;

• les modalités d’intervention humaine ;

• la possibilité d’exprimer un point de vue ou de contester la décision.

14. Données relatives aux mineurs

Le site et les produits proposés ne sont pas spécialement destinés aux mineurs.

Furnicae ne cherche pas sciemment à recueillir des données concernant un mineur pour une finalité dépourvue de base juridique valable.

Lorsqu’il apparaît que des informations ont été collectées sans fondement approprié ou sans autorisation nécessaire, elles peuvent être supprimées ou placées sous traitement limité selon les circonstances et les règles applicables.

15. Sécurité des données

Des mesures techniques et organisationnelles proportionnées peuvent être appliquées selon la nature des informations, les finalités et les risques raisonnablement prévisibles.

Elles peuvent comprendre :

• le chiffrement des connexions ;

• le contrôle des accès ;

• l’authentification ;

• la limitation des autorisations ;

• la mise à jour des systèmes ;

• la conservation de journaux de sécurité ;

• des procédures de sauvegarde et de restauration ;

• la sélection et le suivi des prestataires ;

• un dispositif de réponse aux incidents ;

• des consignes destinées aux personnes autorisées.

Aucun système d’information ne permet d’écarter entièrement tout risque. Les mesures peuvent donc évoluer selon les risques, les techniques disponibles et les conditions réelles d’utilisation.

16. Droits des personnes concernées

Dans les conditions prévues par le RGPD, une personne concernée peut :

• recevoir des informations sur le traitement ;

• accéder à ses données ;

• faire rectifier des informations inexactes ;

• compléter des données incomplètes ;

• demander l’effacement lorsque les conditions sont réunies ;

• demander la limitation d’un traitement ;

• s’opposer à certains traitements ;

• obtenir les données éligibles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;

• demander leur transmission à un autre responsable lorsque cela est techniquement possible ;

• retirer son consentement à tout moment ;

• ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé dans les situations prévues par la loi ;

• déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;

• exercer un recours devant une juridiction compétente.

Le retrait du consentement ne remet pas en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait.

Les droits à l’effacement, à la limitation, à l’opposition et à la portabilité s’exercent dans les limites et conditions fixées par la réglementation.

Toute personne peut s’opposer à tout moment au traitement de ses données à des fins de prospection directe.

17. Présentation d’une demande

Une demande peut être envoyée par les moyens suivants :

Téléphone : +81 80-2318-3128

E-mail : hello@furnicae.com

Pour faciliter son identification, elle peut préciser :

• le nom du demandeur ;

• le droit exercé ;

• l’adresse électronique associée au compte ou à la commande ;

• le numéro de commande, lorsqu’il est pertinent ;

• les indications nécessaires pour retrouver les données concernées.

Des renseignements de vérification complémentaires sont demandés uniquement lorsqu’ils sont raisonnablement nécessaires pour confirmer l’identité et empêcher une divulgation non autorisée.

L’exercice des droits est en principe gratuit.

En présence d’une demande manifestement infondée, excessive ou répétitive, des frais raisonnables peuvent être appliqués ou la demande peut être refusée dans les limites permises par le RGPD.

18. Délai de réponse

Une demande relative aux droits est traitée sans retard injustifié et, en principe, dans le mois suivant sa réception.

Lorsque la complexité ou le nombre des demandes le justifie, ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires.

La personne concernée doit être informée de la prolongation et de ses motifs dans le mois suivant la réception de la demande.

Lorsqu’aucune suite n’est donnée, les raisons doivent être communiquées dans le délai applicable, avec une information sur le droit de saisir une autorité de contrôle et d’exercer un recours juridictionnel.

19. Réclamation auprès de la CNIL

Toute personne estimant que le traitement de ses données enfreint le RGPD, le droit français de la protection des données ou une autre règle applicable peut saisir une autorité de contrôle compétente.

Pour les personnes concernées en France, l’autorité compétente est la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Cette possibilité n’empêche pas l’exercice d’un autre recours administratif ou judiciaire prévu par la loi.

20. Délégué à la protection des données

Les coordonnées d’un délégué à la protection des données, ou DPO, sont publiées dans la Politique de confidentialité uniquement lorsqu’une désignation formelle a été effectuée.

En l’absence de coordonnées propres à un DPO, les demandes relatives à la confidentialité ou à la protection des données peuvent être adressées à hello@furnicae.com.

21. Représentant dans l’Union européenne

Lorsque les traitements relèvent de l’article 3, paragraphe 2, du RGPD et qu’aucune exception prévue par l’article 27 ne s’applique, un représentant dans l’Union européenne doit être formellement désigné.

L’identité et les coordonnées de ce représentant doivent être publiées après sa désignation effective.

22. Coordonnées et horaires

Pour toute question concernant les données personnelles, les cookies, le consentement ou l’exercice des droits :

Adresse : 4-9-17 Koromogawa Kawabata, Oshu-shi, Iwate-ken 029-4446, Japan

Téléphone : +81 80-2318-3128

E-mail : hello@furnicae.com

22.1 Horaires – CET/CEST

• Du lundi au vendredi : 09 h 00–18 h 00

• Samedi : 09 h 00–16 h 00

Ces horaires n’ont aucun effet sur les délais légaux prévus par le RGPD pour le traitement des demandes.

23. Mise à jour de la page

La présente page peut être adaptée en raison :

• d’une évolution législative ou réglementaire ;

• d’une modification des traitements ;

• de l’ajout ou du retrait d’un prestataire ;

• d’une évolution des mesures de sécurité ;

• d’un changement dans l’utilisation des cookies ;

• d’une adaptation de la procédure d’exercice des droits.

La version révisée est publiée sur le site avec sa date de dernière mise à jour.

Toute modification ultérieure ne réduit pas les droits acquis par les personnes concernées avant son entrée en vigueur.